GTD之一：GTD的理论笔记

引言

网络上关于 GTD 系统的文章琳琅满目，但大多都经过了作者的主观简化或加工，本人在最初学习 GTD 时参考了大量的知乎问答和博客专栏，但总是不得要领，没多久 GTD 就变成了单纯的 Todo 清单，接着就是未完成事项越攒越多，被催促的焦虑感越来越强，最终系统“爆炸”、崩溃。

在若干次失败之后，决定从头开始把 GTD 作为一门科学的方法论认真学习一遍。“GTD”系统源于一本书籍——《Getting Things Done》，中文书名《搞定》，本文系本书的读书笔记。

读书笔记

阅读本书用时约 6 小时，本书分为三个部分，Part1 部分的前三章为全书理论核心，基本囊括了 GTD 系统的所有知识；Part2 部分从第 4 章至第 10 章，是将 GTD 每个阶段的具体做法详细讲述了一遍；Part3 部分对 GTD 进行了总结和评价。

8 个容器

所谓容器，就是事务清单，可以是记录在随身笔记本上的纸质清单，可以是简单便携的手机备忘录，也可以是专业的 GTD 软件产品。

GTD 系统总的来说是一套周期性流水线式的事务管理方法论，其中涉及 8 个清单，一般的专业 GTD 工具也就是能将以下容器有机结合起来的软件，个人推荐新手使用纸质清单+手机日历的方式来熟悉和执行 GTD。

8 个容器列举如下：

• 收集篮：未经处理过的原始“材料”，定期清空
• 项目清单：决定执行、且需要多步执行的事务清单
• 项目计划本：对项目清单中每个项目的行动方案规划
• 也许/将来清单：以后可能执行的事务清单
• 日程表：记录指定日期或时间需要执行或提醒执行的事务
• 下一步行动清单：可执行的待办事项清单
• 等待清单：需要等待他人完成才能继续执行的待办事项清单
• 参考资料库：个人资料库

在实际的执行中，这 8 个清单也可以进行简化处理：

• 收集篮需要随身携带随手记录，可以用随身小本或手机备忘录作为载体；
• 项目清单、项目计划本、也许/将来清单、等待清单都是在每周回顾中对事务进行分析和规划，可以使用一个笔记本或电子版的思维导图或树状清单来实现；
• 日程表可以直接使用手机自带日历或全平台的日历 APP(如 outlook)；
• 下一步行动清单即传统的待办事项，任何一个有提醒功能的待办事项 APP 都可以；
• 参考资料库其实是 GTD 系统之外的个人知识库，可以使用任何带标签和搜索功能的笔记 APP 来实现。

事务的横向管理

事务的横向管理即对多个事务的并行管理，是 GTD 系统的核心。其流程如下：

1. 收集：收集一切未竟之事加入【收集篮】，清空大脑

2. 理清：抽出两个小时以上的时间块，对【收集篮】的事务挨个执行以下述流程进行清空：

   1. 想清楚事情具体是什么，一个目标？一项工作？一次活动？一些资料？
   2. 事情需要采取行动吗？是转 3，否转 9；
   3. 需要多步行动才能完成吗？若是，加入【项目清单】转 4，否转 5；
   4. 将事务划分为有序或无序的多步行动计划，加入【项目计划本】，转 5；
   5. 明确下一步行动，写入【下一步行动清单】，转 6；
   6. 下一步行动是否可以在两分钟内完成？若是，立即执行，然后继续下一步行动，若否转 7；
   7. 下一步行动是否需要等待他人完成？若是，加入【等待列表】，并在【日程表】中设定下一次跟进时间，若否转 8；
   8. 下一步行动是否在指定日期或时间完成？若是，加入【日程表】；若否，加入【也许/将来清单】；
   9. 是否希望在将来采取行动？若是，加入【也许/将来清单】，若否转 10；
   10. 是否是有意义的参考资料？若是，加入【参考资料库】；若否，扔进垃圾箱。

3. 每周回顾：

   1. 执行整个理清流程，清空收集篮，更新各清单容器
   2. 回顾未完成的【日程表】和【下一步行动清单】，重新纳入系统
   3. 回顾【也许/将来清单】，决定是否开始执行

4. 执行：

   1. 依据场景（办公室、家中）、时间约束、个人状态、重要性等来选择执行

      • 可以通过事先给项目、行动打标签的形式来筛选
   2. 优先执行当日【日程表】、【下一步行动清单】与其他突发紧急事件

事务的纵向管理

所谓纵向管理，即对单个事务流程的管理，由于每个人的事务所处的领域、规模、专业程度等因素天差地别，很难总结出一套通用的方法，而 GTD 对于事务纵向管理的描述我个人认为过于泛泛而谈，意义有限。但还是将书中内容记录如下。

• 事务纵向管理的目标：将事务纳入 GTD 系统，清空大脑。

• 哪些事务需要计划？

  • 80%简单的事务：直接列出行动清单，概括预期结果与各阶段行动步骤；
  • 15%复杂的事务：运用参考资料或辅助工具规划事务；
  • 5%需要认真权衡的事务：实施如下 自然计划法。

自然计划法

1. 定义目标与限定条件
2. 展望成功场景或结果
3. 头脑风暴/集思广益
4. 组织整理，将事务划分为有序或无序的若干步骤
5. 明确 下一步行动

GTD 的执行方案建议

首先需要牢记 GTD 的目标：将一切事务纳入 GTD 系统，清空大脑。

为了达到这一点，一个可随取随用的 收集篮 至关重要，可以选择随身手帐、手机备忘录或其他 APP，我的建议是选择一个全平台的清单应用，当然这个“全平台”是相对个人来说的，我自己日常平台 Mac+iPhone+iPad，收集篮就用 iOS 自带备忘录来做（后来改成了 Things3）。

另一个重要容器是 下一步行动清单 ，理论上任何 Todo 类应用都符合要求，但我建议选择全平台（同收集篮）、支持标签、支持设定开始和截止时间、支持三层以上嵌套的树形清单，如果能支持同步到日历就更好了，可以把 日程表 也合并到一起了。我之前使用 iOS 自带待办事项，但功能上还是过于简陋，就选择了很久以前买的 Things3 来用，一些优秀的待办事项 APP 如 Microsoft ToDo、滴答清单、Any.do、Sorted 等都可以满足要求。

也许/将来清单和等待清单也可以合并到待办事项 APP 中，与下一步行动清单的区别是，它们处于等待执行的状态，在每周回顾中进行重新思考，决定执行时再将其转移到项目清单或下一步行动清单中。

项目清单、项目计划本 我是使用思维导图来做的，它们的主要任务是在每周回顾中对项目进行规划和分解。

参考资料库 使用任何笔记类软件都可以，我个人是印象笔记长期用户，也可以选择 OneNote、语雀、Notion 等，我的建议是：至少要支持标签系统、全局搜索和本地数据库。

当然，在对 GTD 系统熟悉和进阶到一定程度后，也可以选择更为专业的 Omnifocus 神器，我在 Mac 端试用过一段时间，相当满意，但全平台的价格劝退了我。。等以后觉得这套 GTD 系统值得了再做考虑吧。